Como sacar partido a su Kit Digital

El Kit Digital es la oportunidad perfecta para una pyme que está iniciando un proceso de digitalización y desea alcanzar un nivel de madurez medio.

Si en este momento su nivel de madurez es bajo y empieza a plantearse iniciativas de digitalización para poder afrontar las necesidades del mercado y alcanzar las expectativas de los clientes puede tomar algunas de estas sugerencias para superar la barrera de la transformación digital.

El primer paso es saber el valor que la transformación digital puede aportar a su negocio.

La transformación digital es la incorporación de tecnologías que permite mejorar los procesos de la empresa, optimizar la experiencia del cliente y llevar a cabo procesos de gestión empresarial más eﬁciente, cambiando la forma de trabajar de la empresa y favoreciendo la adopción de nuevos modelos de negocio.

Esta transformación, implica un proceso de adaptación de toda la organización a las tecnologías digitales, ya que afecta a todos los departamentos de la empresa: recursos humanos, marketing, producción, ventas, administración, atención al cliente, dirección…
Es recomendable mantenerse informado acerca de la importancia de la transformación digital y de los productos disponibles, debido a su continua evolución, así como de las nuevas iniciativas o tendencias digitales dentro de tu sector.

El éxito de un proceso de transformación digital conllevará para la empresa, entre otras ventajas:

Un incremento de ingresos y/o ahorro en costes. Una mejora en la atención y experiencia del cliente.
Empleados más motivados e implicados gracias a la reducción de tareas repetitivas debido a la automatización permite la tecnología.

Segundo.- Define una Estrategia

Si a día de hoy no has concretado objetivos o planes para la digitalización de tu negocio. Le animamos hacerlo.Para poder deﬁnir una hoja de ruta de digitalización, es fundamental realizar un diagnóstico inicial y conocer la situación de tu empresa, los puntos fuertes y débiles desde el punto de vista de la tecnología, en los principales ámbitos de tu negocio.

Estrategia e iniciativas de digitalización

Contar con un plan de digitalización para tu empresa te permitirá a concretar las iniciativas a llevar a cabo, planiﬁcarlas temporalmente y desde el punto de vista de presupuesto, y adecuar los objetivos de la organización considerando los beneﬁcios que reportará esta digitalización.

Para deﬁnir y ejecutar este proceso, es recomendable conocer el contexto digital y herramientas de ayuda que estén disponibles en el mercado, desde pequeñas herramientas de soporte que te ayuden en la gestión de las tareas, hasta programas de gestión de negocio más avanzados.

Presupuesto e inversión

La inversión en transformación digital es fundamental para digitalizar tu negocio, así como diseñar y llevar a cabo los planes de transformación. Una vez tengas tu plan de digitalización, hayas elegido las herramientas que vas a implantar, debes conocer el coste que ello va a suponer (inversión económica, o en tiempo) y dónde encontrar los recursos que necesitas, ya sean información para hacerlo tu mismo o colaboradores si lo necesitas.

Conocimiento del entorno

Conoce qué iniciativas y actividades realizan empresas de tu sector en el ámbito de la digitalización así, como las herramientas disponibles y utilizadas para ello. Para llevar a cabo la digitalización de tu empresa con éxito es interesante saber qué acciones se están llevando a cabo en empresas de tu sector, así como qué herramientas se utilizan para conseguir la innovación digital dentro de tu actividad económica.

Tercero.- Organización digital

Es importante contar con una cultura digital en tu empresa y un equipo con competencias digitales, para que puedas llevar a cabo una transformación en tu organización.

Competencias digitales

Forma a tus empleados en habilidades y herramientas digitales

Para poder digitalizar tu negocio es importante que el personal tenga un nivel de competencias digitales suﬁciente como para realizar su trabajo haciendo uso de las herramietas a su disposición. Según el Marco Europeo de competencias digitales, el personal debería tener competencias para llevar a cabo estas funciones:

Procesamiento de información.
Comunicación y colaboración.
Creación de contenido digital. Seguridad.
Resolución de problemas.

Según el informe DESI, el 57% de las personas en España entre 16 y 74 años tienen un nivel básico de competencias digitales.

Cultura digital

Cuenta con un equipo concienciado y motivado en el contexto digital, que esté al día de las tecnologías que puedan ayudar hacer más rentable y eﬁciente el negocio

Área digital

Identiﬁca a quienes deben guiar a la empresa en el camino de la transformación

Puesto de trabajo digital

La tendencia para el avance en el mundo digital requiere un cambio en la forma de trabajar permitiendo más eﬁciencia y productividad centrado en los empleados, su autonomía y habilidades digitales. Para esto, es importante contar con un puesto de trabajo digital, para crearlo y que permita trabajar desde cualquier parte, siempre que se cuente con un dispositivo electrónico e internet.

Existen soluciones como:

Herramientas de oﬁmática (Oﬃce 365, Google Workspace , OpenOﬃce….).
Herramientas de colaboración y comunicación interna (Teams, Google,…).
Herramientas que permitan la gestión de tareas entre colaboradores (Trello, Jira…).
Trabajar en la nube (Sharepoints).

Cuarto.- Infraestructura y Tecnología

Puedes empezar a trabajar en la incorporación de nuevos dispositivos y herramientas digitales que te ayuden a dar el paso que necesitas para digitalizar tu empresa.

Conectividad

El primer paso para digitalizarte e incorporar nuevas tecnologías es que tu negocio disponga de una conexión a internet.

Una premisa fundamental de todo proceso de digitalización es contar con una conexión a internet eﬁciente en tu empresa, así como en otras ubicaciones en las que tengas que trabajar tu y/o tus empleados. Hay que garantizar que el empleado/s pueda desarrollar su actividad profesional de manera ágil. Existen numerosas opciones para implantar una conexión eﬁciente en tu empresa: puedes hacer uso de redes ﬁjas (ADSL, ﬁbra óptica) o redes móviles, como 4G.

Actualmente el 60,8% de las pymes españolas disponen de conexión a internet en sus negocios frente al 50,1% del total de los países miembros de la Unión Europea.

Dispositivos electrónicos

Adquiere dispositivos electrónicos como ordenadores, tablets o smartphones para llevar a cabo una gestión más eﬁciente

Cuando la actividad y el puesto lo requieran, los dispositivos electrónicos como ordenadores, tablets o smartphones son una herramienta de gran utilidad para trabajar, y si fuera necesario hacer posible el teletrabajo. Contar con estos dispositivos y analizar su correcta aplicación en el día a día, puede ayudarte a mejorar la gestión, ahorrar tiempo y tareas tediosas que no aportan valor a tu negocio.

Herramientas digitales

La organización debe contar con herramientas digitales como por ejemplo un CRM, correo electrónico para los empleados y herramientas de gestión de procesos internos como la contabilidad o los RRHH. Además, la tendencia es contar con las herramientas de gestión de procesos instaladas en la nube, lo que permite disponer de mayor capacidad de almacenamiento reduciendo los costes.

La digitalización de una pyme hace necesario disponer de herramientas para la gestión de procesos de gestión ﬁnanciera, contabilidad, de relación con clientes, comercio electrónico o almacenamiento de información, entre otros. Para facilitar la conexión entre herramientas, habilitar el puesto de trabajo digital y disminuir la necesidad de espacio de almacenamiento físico es importante tener herramientas de gestión instaladas en la nube. Esto aportará grandes beneﬁcios para el negocio, entre los que se encuentran:

Movilidad: no es necesario tener instalado el software en ningún dispositivo y si se cuenta con internet, son accesibles desde cualquier lugar.
Flexibilidad: permite el pago por uso, adaptándose a las necesidades de la Pyme en cada momento.
Productividad: el acceso remoto y los equipos conectados y colaborativos en la nube, sirven de impulsores de la productividad.
Seguridad: todos los proveedores de servicios en la nube ofrecen estándares de seguridad muy superiores a los que pueden alcanzar la mayoría de las pymes utilizando recursos propios.
Ahorro: disminuye la inversión en hardware (equipos físicos) y software, así como en costes de personal TIC y consumo energético.

Según el informe DESI 2020, el 41,2% de las pymes ha realizado algún tipo de integración digital en sus negocios y está por debajo de la media europea del 41,4%.

Nuevas tecnologías

Valora incorporar tecnologías digitales innovadoras para llevar a cabo una mejor gestión del negocio. Las nuevas tecnologías digitales tales como la inteligencia artiﬁcial, IoT, Blockchain, realidad virtual,robotización de procesos… pueden ayudar a mejorar tus procesos de gestión empresarial, a generar nuevos modelos de negocio o a mejorar la experiencia de tus clientes. Conoce cómo estas tecnologías pueden ayudar a tu negocio, para ello obtén más información en el apartado de recursos.

Quinto.- Ciberseguridad

Es importante que emplees recursos para proteger tu empresa ante los riesgos cibernéticos que actualmente existen.

Sensibilización sobre riesgos

Conoce a qué riesgos digitales se expone una pyme.

Es necesario conocer y aplicar buenas prácticas de seguridad en el uso de todo tipo de dispositivos (ordenadores, móviles, pendrives,…) y soluciones tecnológicas (página web, redes sociales,…). Para ello, se debe contar con guías de buenas prácticas y realizar formación en ciberseguridad adecuada al puesto de cada empleado.

Plan de ciberseguridad

Deﬁnir un plan, basándose en los procesos críticos de la empresa, los empleados, equipos o activos esenciales para el funcionamiento de la empresa.

Para deﬁnir un plan de seguridad es importante analizar los puntos críticos en materia de ciberseguridad y conocer el nivel de seguridad requerido por la actividad de la compañía, que vendrá determinado por el tipo de información que utiliza, el sector, los objetivos estratégicos, etc.

Los pasos para deﬁnir un plan de ciberseguridad son:

Establecer un protocolo / guía de gestión de riesgos.
Reforzar la seguridad de la red instalando herramientas o software que permitan detectar accesos sin autorización o contenido malicioso.
Controlar la información móvil, prestando especial atención a los archivos a los que se accede desde la nube. Para evitarlo, hay que crear un protocolo o una política especíﬁca sobre como gestionar esos procesos.
Gestionar los niveles de privilegios de los distintos usuarios. Protocolizar la gestión de incidencias.
Monitorizar los sistemas y las redes.

Soluciones y herramientas

Un punto muy importante para la transformación digital es contar con herramientas y servicios para la ciberseguridad de la pyme. Siguiendo las recomendaciones de INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad) se debería contar con herramientas dentro de las siguientes categorías:

Anti fraude: las soluciones Anti-Fraude están destinadas a proteger a los usuarios de todo tipo de ingeniería social.
Anti malware: son herramientas destinadas a la protección de sistemas informáticos: servidores, ordenadores de sobremesa, portátiles, dispositivos móviles, etc., frente a todo tipo de software malicioso que pueda afectarles (virus, troyanos, gusanos, spyware, etc.)
Auditoría técnica: son herramientas que abarcan desde la revisión hasta la evaluación de la seguridad desde todos los ámbitos técnicos, tecnológicos y organizativos de la seguridad. Los servicios incluidos en esta categoría son: test de intrusión, hacking ético, análisis de vulnerabilidades, ingeniería de seguridad, auditorías de código, auditoría forense
Certiﬁcación normativa: son herramientas destinadas a la protección de sistemas informáticos y detectan y eliminan todo tipo de malware. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: SGSI, certiﬁcación y acreditación, planes y políticas de seguridad, análisis de riesgos Contingencia y continuidad: son herramientas destinadas a la protección de sistemas informáticos y detectan y eliminan todo tipo de malware. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: copias de seguridad remotas (backup), planes de contingencia, centros de respaldo
Control de acceso y autenticación: son herramientas destinadas a la protección de sistemas informáticos: servidores, ordenadores…Son productos destinados a dotar a las empresas y organizaciones de mecanismos que permitan gestionar usuarios y sus datos de identiﬁcación; asociar roles, perﬁles y políticas de seguridad; y controlar el acceso a los recursos. Los servicios incluidos dentro esta categoría son: Control de acceso a red, NAC, Gestión de identidad y autenticación, Single Sign-On, Certiﬁcados digitales, Firma electrónica
Cumplimiento legal: son herramientas destinadas a facilitar el cumplimiento legal, aplicable en materia de seguridad de la información, como es el caso de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en organizaciones y empresas. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: Herramientas de cumplimiento legal (LOPD, LSSI,…), Borrado seguro, Destrucción documental
Inteligencia de seguridad: son herramientas que permiten llevar a cabo la gestión de eventos o incidentes de ciberseguridad en cualquiera de sus fases, ya sea antes, durante o después de que se produzca el incidente. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: Gestión de eventos de seguridad, SIM/SIEM, Big Data, Herramientas de monitorización y reporting Prevención de fuga de información: son herramientas que garantizan la conﬁdencialidad, la disponibilidad y la integridad de la información. Evitan la pérdida de la información a través de diferentes medios como el correo electrónico, transferencias de ﬁcheros, dispositivos externos de almacenamiento (memorias USB), etc. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: Control de contenidos conﬁdenciales, Gestión del ciclo de vida de la información, Herramientas de cifrado
Protección de las comunicaciones: son herramientas que garantizan la conﬁdencialidad, la disponibilidad y la integridad de la información. Evitan la pérdida de la información a través de diferentes medios como el correo electrónico, transferencias de ﬁcheros, dispositivos externos de almacenamiento (memorias USB), etc. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: Cortafuegos (ﬁrewall), VPN, IDS, IPS, UTM, Appliance, Filtro de contenidos, P2P, Gestión y control de ancho de banda
Seguridad en dispositivos móviles: son herramientas destinadas a la protección de redes inalámbricas y dispositivos móviles o de dispositivos en movilidad, de forma que se minimicen o reduzcan los incidentes de seguridad. Los servicios incluidos dentro de esta categoría son: Seguridad para dispositivos móviles, Seguridad para redes inalámbricas, BYOD

Sexto.- Relación con clientes

La relación digital requiere que establezcas conexión digital con tus clientes, y otros clientes potenciales. Esto te ayudará a obtener datos valiosos para elaborar estrategias de marketing con las que tengas un mayor alcance.

Presencia en internet

Una de las claves de toda actividad empresarial. Hoy día existen herramientas digitales para hacer más rentable la actividad comercial. Una vez conseguidos los clientes, es importante diseñar estrategias digitales para ﬁdelizarlos.

Para realizar una buena captación de clientes en el entorno digital, que a día de hoy ofrece un gran potencial en muchos sectores de actividad, debes desarrollar estrategias que te ayuden a dar visibilidad a tu negocio y a tus productos.

Es importante estar presente en internet, y para ello el primer paso es contar con una página web en la que los posibles clientes puedan conocer mejor tu empresa y conocer lo que ofrece. Además, es recomendable contar con diferentes canales en los que puedes relacionarte con los clientes: redes sociales, correo electrónico, publicidad en Google, etc.

El informe DESI aﬁrma que el 29% de las pymes españolas utilizan redes sociales, frente al 25% de la media europea.

Estrategia de marketing

El marketing digital para pymes es la herramienta para mejorar y potenciar la visibilidad en Internet. Fija una estrategia de marketing digital en primer lugar para lograr un alcance mayor en la venta de tus productos/servicios y atraer a un número mayor de clientes. Se recomienda llevar a cabo estrategias de marketing digital, como por ejemplo:

Invertir en publicidad.
Utilizar herramientas que te ayuden a que los buscadores de internet muestren tu negocio. Llevar a cabo acciones de posicionamiento SEO que permita a tu web obtener más visitas de forma natural. La clave es ofrecer contenido relevante y actual, para que los motores de búsqueda lo identiﬁquen con más facilidad, permitiendo más tráﬁco en tu página web.
Llevar a cabo acciones de posicionamiento SEM que permita mayor visibilidad mediante campañas de publicidad en los buscadores, mediante anuncios de pago en las páginas de resultados.
Lanza campañas por correo electrónico. Es una de las herramientas de comunicación con clientes más útiles, y además es barata y muy sencilla de usar.

Conocimiento y experiencia del cliente

Debe ser ﬂuida y efectiva.

La tendencia actual es que los clientes busquen canales de comunicación digital con las empresas y para ello existen herramientas que facilitan una comunicación ágil, sencilla y efectiva. Ten en cuenta siempre la opinión de tus clientes. Es importante conocerla para mejorar tu oferta, ajustarla a sus expectativas y hacer que estén satisfechos con el producto o servicio ofrecidos.

Para digitalizar la actividad comercial de una pyme es necesario habilitar canales de comunicación online con los clientes actuales y potenciales.

Será necesario conocer a tus clientes y adaptar la estrategia de comunicación a los gustos y necesidades de cada perﬁl de cliente, para conseguir el mayor alcance y efectividad posibles en toda comunicación comercial. Actualmente, hay multitud de vías de comunicación digital que permiten llevar a cabo estas comunicaciones: email, la propia página web, las redes sociales, etc.

También será importante conocer la opinión de tus clientes.

Para poder entender y analizar su opinión de forma ágil y sencilla es útil poner a su disposición encuestas de satisfacción a través canales digitales (redes sociales, email, página web,…) o analizar sus patrones de comportamiento en la página web o redes sociales. Sólo conociendo su experiencia podrás mejorar tus productos y /o servicios, ganándote además su conﬁanza.

Disponer de herramientas CRM te permitirá recopilar y gestionar la información sobre tus clientes, ya sean datos que faciliten gestionar de forma ágil la comunicación digital, o información sobre sus preferencias de compra, histórico de ventas u otros aspectos que te ayuden a compilar datos que para ti sea relevante de cada uno de ellos.

Séptimo.- Comercialización

Parece que por ahora no cuentas con medios digitales para comercializar tus productos/servicios. Actualmente el mercado y los clientes demandan contar con canales de venta digitales.

Canales de venta

Diseña un plan de distribución digital para los productos y servicios que ofreces. Los canales de venta digitales pueden ser por ejemplo una tienda online, las redes sociales, etc.
Como parte de la digitalización de tu pyme, es importante contar con un canal de venta online, que te permitirá vender tus productos o servicios a cualquier parte.
Las opciones para vender online son multiples, desde vender tus productos en un marketplace de terceros hasta disponer de tu propia tienda online.
Analiza la opción que mejor se adapta a tu negocio, y crea una tienda online o un perﬁl en las redes sociales que permita incrementar el alcance de tu negocio, llegando a nuevos clientes. Existen plataformas intermediarias en las que puedes vender tus productos sin necesidad de crear tu propia web con tu tienda online.

Actualmente, en España, el 19% de las pymes venden online, generando estas ventas el 9% de su volumen de negocio.

Medios de Pago

Tener una variedad de medios de pago permitirá que te ajustes más a las preferencias personales de tus clientes y mejor si tienes medios de pago digitales.

Si cuentas con un canal de venta digital, el siguiente paso es la integración con algún medio de pago digital, ya que permite a los clientes el pago seguro directamente desde la plataforma.

Existen diversos medios de pago como pasarelas de pago digital (PayPal) o simplemente pasarelas de pago digital en la que el consumidor pague con tarjeta.

Octavo.- Procesos de negocio

Hasta el momento, no habéis digitalizado los procesos de negocio de tu empresa. Puedes comenzar por identiﬁcar que procesos podrías automatizar y que herramientas digitales te ayudarían a ello según la tipología de tu negocio.

Automatiza procesos

Existen herramientas digitales o softwares que sirven para optimizar ciertas operaciones. La relación con proveedores y distribuidores pueden ser automatizadas para comercializar tus servicios y productos más rápido ahorrando costes.

La ﬁnalidad de automatizar y digitalizar tus procesos de negocio es ahorrar en costes y tiempo. Es importante que observes que puedes tener mayores beneﬁcios si digitalizas la gestión de tu stock o recursos, la producción y distribución, o el ciclo de vida de tu producto.

Gestión y analítica de datos

Recopila información acerca de tus clientes. Estas bases de datos pueden estar en un disco duro de la empresa, o en la nube de un proveedor privado.

La digitalización de procesos en sí misma será óptima cuando se acompañe de una integración entre diferentes sistemas. Disponer de información repartida entre distintos departamentos o bases de datos impide analizarla correctamente, y a menudo hace necesarios trabajos manuales para procesarla.

Para evitar lo anterior, se recomienda que toda la información esté conectada y los datos automatizados. Con la integración automática de todas las fases de la cadena de valor empresarial en un mismo software conseguirás controlar gastos, hacer más eﬁciente la gestión de recursos y analizar información consolidada de todo el proceso de negocio.

Gestión de la producción, distribución y logística

Distribución y logística (solo para aquellas empresas que produzcan y/o comercialicen):

Aprovecha el uso de herramientas digitales que ofrece el mercado para reducir costes en la gestión de estos procesos.

Infórmate de las herramientas digitales que actualmente se están utilizando en tu sector para producir y distribuir.

Complementa tus procesos de negocio con herramientas digitales o software de gestión de procesos, comercializarás tus productos de forma ágil ahorrando costes.

Existen herramientas de ERP (Sistema de planiﬁcación de recursos empresariales). Estos programas se hacen cargo de distintas operaciones de negocio de una empresa:

Automatización de procesos de la empresa.
Gestión logística y de stock.
Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
Ahorro de tiempo y costes.

Noveno.- Procesos de soporte

Digitaliza procesos internos

Te permitirá gestionar la empresa de forma más eﬁciente, ahorrando tiempo y recursos. Estos procesos son por ejemplo, la contabilidad, las nóminas de los empleados, procesos de ﬁscalidad.

Una de las claves de la digitalización de toda actividad empresarial es el uso de herramientas digitales que permitan optimizar procesos de gestión económica, de ﬁnanzas, ﬁscalidad, recursos humanos, etc. Actualmente existen softwares de gestión ﬁnanciera y contable que pueden ayudar a tu negocio en estos ámbitos. Uno de ellos se conoce como Holded, una aplicación que te ayudará a gestionar tu negocio de manera digital en la nube y que actualmente las pymes están utilizando de manera eﬁciente. Otra opción, es que utilices el excel como programa principal para reﬂejar estos aspectos ﬁnanciero-contables de tu negocio e ir actualizando cuando sea necesario.

Las herramientas ERP (Planiﬁcación de recursos empresariales) son un software que posibilita la integración de las principales acciones de una empresa en un único sistema de información. El uso de esta herramienta tiene múltiples beneﬁcios, entre otros:

Controlar de forma integral la gestión de procesos tales como control de inventario, ventas, contabilidad, …
Contar con una única base de datos que permita el acceso inmediato para ti y a tus empleados a información relevante para su trabajo y para tomar decisiones basadas en datos homogéneos
Comunicar y automatizar procesos evitando errores, compartiendo información entre varios sistemas.
Disponer de mecanismos de seguridad que eviten el acceso a agentes externos a la organización a datos sensibles. Todos estos servicios pueden instalarse en la nube con las ventajas que ello conlleva, por ejemplo, accesible desde cualquier lugar y dispositivo.

Sistemas de gestión integrados y automatizados

Los procesos internos de soporte es importante que estén integrados con todos los departamentos de la empresa, y no se conviertan en silos independientes

La digitalización de procesos en sí misma no será óptima si no se acompaña de una integración entre diferentes sistemas. Disponer de información repartida entre distintos departamentos o bases de datos impide analizarla correctamente, y a menudo hace necesarios trabajos manuales para procesarla.

Para evitar lo anterior, se recomienda que toda la información este conectada y los datos automatizados. Con la integración automática de todas las fases de la cadena de valor empresarial en un mismo software conseguirás controlar gastos, hacer más eﬁciente la gestión de recursos humanos y analizar información consolidada de todo el proceso de negocio.

Décimo. Relación con otras entidades y con la Administración Pública

Al igual que deben existir canales de comunicación interna y con los clientes, es importante que se utilicen canales digitales con entidades públicas y con otras entidades que necesites para llevar a cabo tu proceso de negocio (por ejemplo, bancos).

Las entidades públicas cuentan en sus páginas web con servicios de tramitación electrónica para que puedas realizar todos los trámites online. Además, puede facilitarte la gestión con otras entidades que te relaciones con ellos por correo electrónico, página web, aplicación móvil, …

Fuente: AceleraPYME

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